EXPERIENCIA COMO AUDITOR
1. Solicite con mínimo 15 días de anticipación el PEI de la institución y los procedimientos de las gestiones correspondientes.
2. Si puede realizar una visita en el sitio mucho mejor, allí obtendrá información de primera mano.
3. No pierda de vista la siguiente diapositiva para que plantee los objetivos de la auditoria.
4. Lea e numeral 5.2 de la norma ISO 19011 y apóyese en ella para planear la auditoria
5. Haga una apertura de la auditaría y exponga los objetivos propuestos de manera clara.
Recuerde que se debe preparar anticipadamente los objetivos, el método:
EL MÉTODO A USAR EN LA AUDITORIA
El método que debe utilizar para realizar su examen es sin duda el método científico. El enfoque científico es un método sistemático de análisis que ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que necesitan ser investigados. Tanto la investigación como el análisis abarcan un examen escudriñador de la lógica involucrada, las necesidades y justificación de la actividad que se investiga.
La evaluación científica involucra un proceso de medición y comprobación de los principios y prácticas reconocidas y en las cuales se busca si es o no el mejor plan, política, sistema o procedimiento. Obtenida la información necesaria, se evaluará, a efecto de hacer las sugerencias necesarias a la dirección.
La auditoria utiliza el método deductivo- inductivo, pues realiza el examen y evaluación de los hechos Institucionales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los originó para luego mediante un proceso de síntesis emitir una opinión profesional. Todo este proceso requiere de que el auditor utilice una serie de pasos realizados en forma sistemática, ordenada y lógica que permita luego realizar una crítica objetiva del hecho o área examinada.
MÉTODO DEDUCTIVO
El método deductivo consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes axiomas, teorías, normas etc. en otras palabras es ir de lo universal a lo específico o particular.
Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
- Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
- Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.
- Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
- Aplicación de normas generales a situaciones específicas
- Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto
MÉTODO INDUCTIVO
El método inductivo al contrario del deductivo se parte de fenómenos particulares con incidencia tal que constituyen un axioma, ley, norma, teoría, es decir parte de lo particular y va hacia lo universal.
Desde el punto de vista de la auditoría, se descompone el sistema a estudiar en las mínimas unidades de estudio, efectuándose el examen de estas partes mínimas (particulares) para luego mediante un proceso de síntesis se recompone el todo descompuesto y se emite una opinión sobre el sistema tomado en conjunto.
Estos dos métodos se combinan en forma armónica no excluyente. De esta manera, en forma esquemática se pueden plantear así las fases generales a seguir en una auditoría:
- Conocimiento general de la organización
- Establecimiento de los objetivos generales del examen
- Evaluación del Control Interno
- Determinación de las áreas sujetas a examen
- Conocimiento específico de cada área a examinar
- Determinación de los objetivos específicos del examen de cada área
- Determinación de los procedimientos de auditoria
- Elaboración de papeles de trabajo
- Obtención y análisis de evidencias
- Informe de auditoria y recomendaciones
6. Entregue los registros de auditoria oportunamente a la Organización:
Los registros dan evidencia de la ejecución de las actividades. Es por esto que el auditor debe entregar al cliente de auditoria los registros o soportes que evidencien dicha ejecución. Para esto es vital que el auditor conozca el procedimiento de auditorias internas del sistema de gestión que se va a auditar aunque parezca obvia la metodología. Es por esto que se debe tener evidencia como mínimo de: Plan de auditoria, listas de verificación, informe de auditoria e Incluso la Hoja de vida del auditor debe ser entregada con todos los soportes.
7. Sea claro en los hallazgos:
Los auditores deben agregar valor a los auditados y esto es a través de los hallazgos. En la auditoria no se trata de cuantas no conformidades dejamos, es importante que en la redacción de hallazgos se tenga en cuenta lo siguiente:
Redacte el hallazgo con su respectivo efecto o consecuencia: La no conformidad aunque se trata de un incumplimiento debe venderse bien ante la alta dirección para darle la importancia que merece. Es decir, que consecuencia tiene ese incumplimiento. Si como auditores evidenciamos que la no conformidad tiene un efecto insignificante podemos analizar si se trata de una oportunidad de mejora o si esa No conformidad de impacto insignificante puede ser la evidencia de una no conformidad mas significativa.
Sustente el hallazgo con evidencia: Un hallazgo pierde peso cuando no está sustentado en la evidencia. La generación de hallazgos genera muchas susceptibilidades en las personas, por esto se debe ser objetivo en el hallazgo y hablar sobre la misma situación puntual. Tanto las fortalezas como las No conformidades se deben fundamentar en la evidencia.
Evite trivialidades: Las no conformidades debe agregar valor y no miedo en los auditados. Es por esto que cuando la auditoría se enfoca en trivialidades puede perder credibilidad y confundir. Es importante que si por ejemplo, no se encuentran unas firmas, el hallazgo no se centre en la ausencia de las firmas sino Evite hablar por hablar: Los auditados por diferentes factores, entre estos temor, necesidad de mejorar, respeto, entre otros, tienen presente todos los comentarios que dice el auditor, eso está muy bien. Sin embargo existen comentarios que se dicen y no quedan documentados, es ahí cuando el auditado se confunde, porque considera que es vital lo que el auditor dice pero no se acuerda o no lo interpreta adecuadamente, entrando en confusión y en la frustración sobre el comentario del auditor. Es posible que se trate de una técnica para tranquilizar al auditado o como decimos comúnmente “Romper el hielo”, se puede romper el hielo sobre temas diferentes por poco tiempo, pero evitar la confusión en los auditados.
8. Nunca pierda el control de la auditoría:
El auditado intentará desviar el objetivo de auditoría, es casi un mecanismo de defensa para evitar que se hable mal de su trabajo (O así lo perciben), es por esto que intentará perder tiempo, hablar de temas diferentes a la auditoría o responder temas que no se le han preguntado. Es por esto que se debe ser sensato y objetivo en el manejo del tiempo, en la información que se le presenta y en la respuesta sobre las preguntas que se realizan.
Aquí encontrará sobre que numerales auditar a la Gestion Directiva, Gestion Misionales, y a todas las gestiones en general
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